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現在の事務処理を大幅に効率アップする
サーバーシステムのご紹介

< 従来の手書き伝票による処理手順 >

手書き

改善提案1
インターネットを利用し、現場から社内のWebサーバーに直接伝票・報告書を入力

WEBサーバーは、社内で独自に設置するホームページの配信用サーバーPCです。
このWEB配信サーバーにインターネット経由で接続することにより、外出先からでもお手持ちのスマートフォンやタブレット端末などから自由に社内のデータのやり取りができるようになります。
   これにより、日々発生するデータ(日報、各種伝票など)を現場から直接社内のサーバー機に入力することが可能となり、
これまでの、帰社 → 伝票(報告書)転記 → 総務で集計、という手順が一気に簡略化されます

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改善提案2
データベースにデータを蓄積し、必要に応じて集計し、いつでも簡単に資料化/帳票化

リレーショナルデータベースは、入力されたデータを蓄積すると同時に、それらを集計する手順を併せ持つ仕組みです。(例えば売上伝票であれば得意先別に集計したり、商品毎に集計するなど)
必要な集計手順をあらかじめ登録しておくことにより、常に最新のデータが入力された状態での集計・帳票化を実現します。
Excel等ファイル単位に(得意先別や月別等で実績が集計された結果で)保存した場合、それらを別の形式で集計し直すこと(例えば得意先毎に作成されたファイルを、商品毎に集計し直すなどの場合)は非常に困難です。
  リレーショナルデータベースは、個々のデータを入力されたままの状態で蓄積・保存し、その都度必要に応じてそれらをあらかじめ登録された手順に従い自動的に集計し、求める形式の表で取り出せるため、今お使いのExcelが強力な資料作成ツールとして効果を発揮するようになります。

Microsoft社製リレーショナルデータベースSQL Sserverの紹介

例) 単純に蓄積された売上データ(日付、得意先、商品名、数量)から自動的月別/得意先別の集計を行う様子をご紹介します

  1. 集計事例1 : 明細から、指定する期間内の得意先別売上を集計する手順

    1. 指定期間の明細を抽出する

    2. 得意先別に明細を並べ替える

    3. あらかじめ登録済みの商品台帳から単価を引いてくる

    4. 各明細の金額を計算する

    5. 得意先ごとの売上を計算する

    これら一連の手順を自動的に実行し、必要な資料を随時作成

    Play1

  2. 集計事例2 : 明細から、月別、得意先/商品別の売上を集計する手順

    元となる同じ表から、複数の集計結果(この場合、得意先別集計と商品別集計) が手軽に作成される様子をご覧いただけます

    得意先別/月次集計

    1. 蓄積されたデータを得意先順・日付順に並べ替え

    2. 明細の売上を月ごとに集計

    3. 集計された数値を得意先別/月別の表に再構成する

    Play2


    商品別/月次集計

    1. 蓄積されたデータを商品順・日付順に並べ替え

    2. 明細の売上を月ごとに集計

    3. 集計された数値を商品別/月別の表に再構成する

    Play3

中小規模の組織にお勧めのサーバーシステムをご紹介します